10 מפתחות לניהול אפקטיבי
עודכן: 22 בספט׳
אני מודה שהרעיון לכתוב מאמר על "10 מפתחות לניהול אפקטיבי" נשמע לי קצת מתיימר.
ברור שיש הרבה יותר מעשרה, וברור גם שאין דרך אחת נכונה לנהל.
אבל אם אחד המפתחות כאן יגרום לכם לעצור לרגע, להתבונן בדרך שבה אתם מנהלים ולשאול את עצמכם שאלה שלא שאלתם קודם, מבחינתי עשיתי את שלי.
נקודת המוצא שלי היא שניהול הוא לא משהו שנולדים איתו.
ניהול הוא אוסף של מיומנויות שאפשר ללמוד, לתרגל ולשכלל לאורך כל הדרך.
ואולי זו נקודת פתיחה חשובה במיוחד היום. עולם העבודה משתנה במהירות, AI וטכנולוגיות חדשות משנים תפקידים ותהליכי עבודה, צוותים הופכים מגוונים יותר ומנהלים נדרשים להתמודד עם הרבה מאוד מורכבות ואי ודאות.
דווקא בתוך כל השינויים האלה, היכולות האנושיות שלנו כמנהלים הופכות משמעותיות אפילו יותר.
1. בחירה: איזה מנהלים אתם רוצים להיות?
אני שומעת מהרבה מנהלים ומנהלות שהעומס לא מאפשר להם לנהל כמו שהם באמת היו רוצים.
אין מספיק זמן לשיחות עם העובדים, למשוב, להקשבה ולחשיבה. המשימות הדחופות משתלטות על היום, והניהול הופך לפעמים לתגובה למה שקורה.
גם בעלי ובעלות עסקים מכירים את התחושה הזאת. רבים פתחו עסק כי הם אוהבים את המקצוע שלהם, ופתאום מגלים שחלק משמעותי מהיום שלהם מוקדש לניהול.
דווקא בתוך העומס כדאי לעצור ולשאול:
איזה מנהלים אנחנו רוצים להיות?
מה חשוב לנו לתת לאנשים שעובדים איתנו?
איך אנחנו רוצים לקבל החלטות?
איך אנחנו רוצים להתנהל כשיש לחץ או קונפליקט?
ואילו ערכים חשוב לנו שיבואו לידי ביטוי בדרך שבה אנחנו מנהלים?
כי בסופו של דבר, מי שאנחנו והערכים שאנחנו מביאים איתנו משפיעים על הדרך שבה אנחנו מנהלים.
לא תמיד נצליח להתנהל בדיוק כפי שהיינו רוצים. אבל כשברור לנו איזה מנהלים אנחנו רוצים להיות, יש לנו נקודת ייחוס שאפשר לחזור אליה.
2. יעדים: לדעת לאן רוצים להגיע
לאן אתם באמת רוצים להגיע?
מה חשוב לכם לקדם בשנה הקרובה?
מה הייתם רוצים שייראה אחרת בעוד חצי שנה?
יעדים עוזרים לנו להפוך רצונות כלליים לכיוון שאפשר לפעול לפיו.
כדאי לחשוב עליהם, לדבר עליהם, לכתוב אותם ולחזור אליהם לאורך הדרך.
כי כשאנחנו יודעים לאן אנחנו רוצים להגיע, קל יותר להחליט למה אנחנו רוצים להקדיש זמן ואנרגיה, למה לומר כן ולפעמים, חשוב לא פחות, למה לומר לא.
3. להגדיר איך נראית הצלחה
אחד הדברים שאני פוגשת אצל מנהלים ובעלי עסקים הוא החשש מכישלון.
אבל לפעמים אנחנו מפחדים להיכשל עוד לפני שהגדרנו לעצמנו מה בכלל נחשב הצלחה.
לכן לצד היעדים חשוב להגדיר גם מדדי הצלחה.
אם המטרה היא להגדיל את מספר הלקוחות, מה ייחשב מבחינתנו להתקדמות טובה?
אם אנחנו רוצים לשפר את עבודת הצוות, מה נרצה לראות שקורה אחרת?
אם אנחנו רוצים לפנות יותר זמן לניהול, איך נדע שהצלחנו?
ולא כל מדד חייב להיות תוצאה סופית.
אפשר וחשוב למדוד גם התקדמות.
לא חייבים לרוץ מרתון. אפשר להתקדם בדילוגים.
4. זה הכול יחסים
לקוחות, עובדים, ספקים ושותפים הם לא רק "ממשקים". בסופו של דבר אנחנו עובדים עם אנשים.
ומערכות יחסים טובות דורשות אמון, הקשבה, בהירות, כבוד וגם אומץ.
אומץ לומר כשמשהו לא עובד.
אומץ לתת משוב.
אומץ להציב גבול.
אומץ לנהל שיחה שאנחנו יודעים שעלולה להיות לא נוחה.
לפעמים אנחנו נמנעים משיחה מורכבת כי אנחנו לא רוצים לפגוע באדם שמולנו. אבל חוסר בהירות לא באמת משרת אותו.
ברנה בראון ניסחה את זה במשפט שאני מאוד אוהבת:
"Clear is kind. Unclear is unkind."
בהירות היא נדיבות, וחוסר בהירות אינו נדיבות.
בעיניי, זה בדיוק החיבור בין אנושיות לניהול.
אפשר להיות קשובים ומכבדים ובאותו הזמן להיות ברורים לגבי הציפיות שלנו.
זה חלק משמעותי ממה שאני קוראת לו ניהול קשוב.
5. לא צריך לדעת הכול
אחד הלחצים הגדולים שמנהלים לוקחים על עצמם הוא התחושה שהם אמורים לדעת.
לדעת מה לעשות.
לדעת מה התשובה.
לדעת לקבל את ההחלטה הנכונה.
אבל מנהל טוב לא חייב להיות האדם שיודע הכול.
לפעמים דווקא היכולת לומר "אני לא יודע, בואו נבדוק", לשאול שאלה טובה, להתייעץ ולהקשיב לאנשים שמבינים בנושא יותר מאיתנו היא ביטוי לביטחון ניהולי ולא לחולשה.
ובעולם שמשתנה בקצב שבו אנחנו חיים היום, ממילא אף אחד מאיתנו לא יכול לדעת הכול.
המטרה היא לא להיות המנהל שיודע הכול, אלא מנהל שמוכן להמשיך ללמוד.
6. להאציל סמכויות ולסמוך
אחד האתגרים המשמעותיים בניהול הוא לשחרר.
לסמוך על אדם אחר מבחינה מקצועית ואישית ולאפשר לו לקחת אחריות, לקבל החלטות ולעשות דברים בדרך שלו.
זה לא תמיד פשוט.
לפעמים נדמה לנו שיהיה מהיר יותר לעשות לבד. לפעמים קשה לנו לוותר על שליטה. ולפעמים אנחנו חוששים שהתוצאה לא תהיה בדיוק כפי שאנחנו היינו עושים אותה.
אבל האצלת סמכויות היא הרבה מעבר לדרך לפנות זמן למנהל.
היא דרך להעביר אמון ולאפשר לאנשים להביא את היכולות שלהם לידי ביטוי.
התפקיד שלנו כמנהלים הוא לא לעשות הכול בעצמנו וגם לא "לפתח אנשים".
אנחנו יכולים לתת כלים, לשקף עוצמות ויכולות, לתת אחריות וליצור תנאים שמאפשרים לאנשים להתפתח בעצמם.
7. להישאר מחוברים לשטח
ככל שאנחנו מתקדמים בתפקידי ניהול, קל להתרחק מהעבודה עצמה.
לכן חשוב למצוא דרכים להישאר מחוברים למה שקורה בשטח.
למנהלים ומנהלות בארגון זה יכול להיות זמן עם העובדים, היכרות אמיתית עם העבודה שלהם והקשבה לאתגרים ולצרכים שהם פוגשים ביומיום.
לבעלי עסקים זה יכול להיות קשר ישיר עם לקוחות, שיחה עם ספקים, התנסות בתהליך שהעברנו לאחריות של מישהו אחר או בקשת משוב מהלקוחות.
לא צריך לעשות את העבודה במקום האנשים שאחראים עליה.
המטרה היא לא לאבד את הקשר למציאות שבה הם פועלים.
ולפעמים כדאי להגיע לשטח לא עם תשובות, אלא עם סקרנות.
לשאול: מה אני לא רואה מכאן? מה מקשה עליכם? מה עובד טוב? ומה יכול לעזור?
לפעמים שיחה אחת כזאת יכולה ללמד אותנו דברים שלא נראה בשום דוח.
8. ניהול זמן הוא בעצם ניהול סדרי עדיפויות
אני לא מכירה כמעט תהליך עם מנהלים שבו ניהול זמן לא עולה בשלב כלשהו.
אבל לאורך השנים התחזקה אצלי ההבנה שהשאלה היא לא רק כמה זמן עומד לרשותנו.
לכולנו יש את אותן 24 שעות.
השאלה היא מה אנחנו בוחרים לעשות בזמן הזה.
ניהול זמן הוא במידה רבה תעדוף.
מה באמת חשוב?
מה רק מרגיש דחוף?
מה אפשר להעביר למישהו אחר?
ועל מה אפשר פשוט לוותר?
היומן שלנו מספר לא מעט על סדרי העדיפויות שלנו.
ולפעמים כדאי לבדוק אם הדברים שאנחנו אומרים שחשובים לנו באמת מקבלים בו מקום.
9. להסכים להיות גם פגיעים
אנחנו רגילים לחשוב שמנהל צריך לשדר ביטחון.
ואני מסכימה. ביטחון ובהירות חשובים מאוד בניהול.
אבל ביטחון לא אומר שאנחנו צריכים להעמיד פנים שאנחנו תמיד יודעים, תמיד בטוחים ולעולם לא טועים.
אפשר לומר "טעיתי".
אפשר לבקש עזרה.
אפשר לקבל משוב.
אפשר להודות שמשהו מורכב עבורנו.
ואפשר לנהל שיחה גם כשאנחנו לא יודעים מראש בדיוק איך היא תסתיים.
בעיניי, פגיעות אינה ההפך מעוצמה ניהולית. היא יכולה להיות חלק ממנה.
וזה לא אומר לחשוף הכול בפני העובדים או להפוך אותם למי שאמורים להחזיק אותנו.
זה אומר שאנחנו יכולים להיות אנושיים גם כשאנחנו מנהלים.
10. תשוקה ומשמעות
אני מסיימת עם מפתח שהוא מבחינתי משמעותי במיוחד:
תשוקה.
לעשות משהו שאנחנו אוהבים, להרגיש משמעות בעשייה שלנו ולהבין למה מה שאנחנו עושים חשוב לנו.
ברור שלא כל יום בעבודה יהיה מרגש ולא כל משימה תעורר בנו תשוקה.
אבל כשלאורך זמן אנחנו מרגישים שהחיבור לעשייה נעלם, בעיניי שווה לעצור ולהקשיב לזה.
לפעמים צריך לשנות משהו בדרך שבה אנחנו עובדים. לפעמים צריך לפנות מחדש מקום לדברים שאנחנו אוהבים לעשות. ולפעמים כדאי פשוט להזכיר לעצמנו למה בחרנו בדרך הזאת מלכתחילה.
כי מבחינתי הצלחה היא לא רק להגיע לתוצאות.
חשוב גם שנמשיך ליהנות מהעשייה ולהרגיש משמעות בדרך.
ויש עוד מפתח אחד
אני יודעת שהבטחתי עשרה.
אבל יש לי עוד מפתח אחד, קצת סודי.
ולפעמים דווקא אותו הכי קשה למצוא.
להאמין שאתם מסוגלים.
לא להאמין שתמיד תדעו מה לעשות.
לא להאמין שלא תטעו.
ולא להאמין שכל החלטה שתקבלו תהיה נכונה.
אלא להאמין ביכולת שלכם ללמוד, להתייעץ, להתמודד, לשנות כיוון כשצריך ולהמשיך להתפתח.
בעיניי, תחושת מסוגלות היא אחד המשאבים החשובים שיש לנו כמנהלים.
ולכן אני אוהבת לעבוד לא רק עם מה שצריך לשפר, אלא גם לעצור ולזהות את מה שכבר נמצא שם: העוצמות, היכולות, הניסיון והדברים שאנחנו כבר עושים טוב.
אנחנו לא צריכים להפוך למישהו אחר כדי להיות מנהלים טובים יותר. אנחנו יכולים ללמוד, להתפתח ולבנות את הדרך הניהולית שמתאימה לנו.
ואם יש לכם תשוקה למה שאתם עושים, תחושת משמעות ואמונה ביכולת שלכם ללמוד ולהתפתח, יש לכם בסיס מצוין להמשיך ממנו.
תגובות