משוב ככלי ניהולי: הרבה מעבר לשיפור ביצועים
עודכן: 22 בספט׳
שיחת משוב היא אחת ההזדמנויות החשובות שיש למנהלים ולמנהלות לעצור לרגע את העבודה השוטפת, להסתכל יחד עם העובד או העובדת על הדרך שנעשתה ולדבר על מה שעובד, מה טעון שיפור ולאן ממשיכים מכאן.
אבל משוב טוב לא צריך לחכות לשיחת המשוב השנתית.
הוא חלק ממערכת היחסים שבין מנהלים לעובדים ומהשיח השוטף ביניהם. הוא מאפשר לתאם ציפיות, לזהות הצלחות, לדבר על דברים שטעונים שיפור ובעיקר ללמוד ולהתקדם יחד.
ועדיין, לא מעט מנהלים נמנעים ממשוב או דוחים אותו.
לפעמים הסיבה היא עומס. המשימות הדחופות תופסות את רוב היום והשיחות החשובות נדחקות הצידה. לפעמים יש חשש מהתגובה של העובד, במיוחד כשצריך לדבר על משהו שלא עובד. ובמקרים אחרים פשוט לא קיבלנו כלים לנהל שיחת משוב טובה.
אבל בעיניי, משוב הוא הרבה יותר מכלי לשיפור ביצועים.
משוב טוב מייצר בהירות, מחזק ביטחון ותחושת שייכות ומאפשר לעובדים להבין איך התרומה שלהם מתחברת לצוות ולארגון.
כשאנשים יודעים מה מצופה מהם, מזהים את החוזקות שלהם ומבינים איפה יש להם אפשרות להתפתח, קל להם יותר לקחת אחריות ולהרגיש משמעותיים בעשייה שלהם.
אז איך מנהלים שיחת משוב טובה?
1. מגיעים עם דוגמאות
במקום לומר לעובדת "את יצירתית", אפשר לומר:
"בחודש שעבר הצעת שינוי בתהליך העבודה ששיפר משמעותית את העבודה של הצוות. זו דוגמה ליכולת שלך לזהות בעיה ולחשוב על פתרון אחר."
אותו הדבר נכון גם כשמדברים על משהו שטעון שיפור.
ככל שהמשוב ברור ומחובר למצבים שקרו בפועל, קל יותר להבין אותו וגם ללמוד ממנו.
2. מדברים על ההתנהגות, לא על האדם
יש הבדל גדול בין:
"אתה לא יוזם"
לבין:
"הייתי רוצה לראות אותך מציע יותר רעיונות ולוקח אחריות גם על נושאים שלא הוגדרו מראש."
המטרה של משוב היא לא להגדיר מי האדם שמולנו, אלא להתייחס להתנהגות מסוימת ולהבהיר מה אנחנו רוצים לחזק או לשנות.
בהירות היא חלק חשוב מניהול קשוב. אפשר להיות ברורים לגבי הציפיות שלנו ובאותו הזמן לשמור על שיחה מכבדת ומעצימה.
3. זוכרים שמשוב הוא הזדמנות ללמידה וצמיחה
אחת הטעויות היא להגיע לשיחת משוב עם רשימה מוכנה, לעבור עליה ולסיים.
אבל מולנו נמצא אדם שיש לו נקודת מבט משלו.
כדאי לשאול:
איך את או אתה רואים את התקופה האחרונה?
במה אתם מרגישים שהצלחתם?
איפה הייתם רוצים להתפתח?
מה יכול לעזור לכם לעשות את העבודה טוב יותר?
לפעמים דווקא התשובות לשאלות האלה ילמדו אותנו כמנהלים דברים שלא ראינו קודם.
4. מדברים גם על מה שעובד
משוב לא צריך להגיע רק כשיש בעיה.
חקר הצלחות הוא כלי משמעותי שמאפשר לעובדים לזהות מה הם עשו טוב, אילו יכולות ועוצמות סייעו להם להצליח ואיך הם יכולים להשתמש בהן גם בהמשך.
כמנהלים ומנהלות, אנחנו יכולים לתת לעובדים כלים, לשקף להם את היכולות שאנחנו מזהים ולאפשר להם ללמוד מההצלחות שלהם.
כך אנחנו מחזקים את תחושת המסוגלות שלהם ולא פחות חשוב, מאפשרים להם להרגיש שרואים אותם ואת התרומה שלהם.
5. מדברים בצורה ברורה על מה שטעון שיפור
משוב טוב כולל גם התייחסות לדברים שעובדים היטב וגם לדברים שטעונים שיפור.
כשיש משהו שחשוב לשפר, כדאי לומר אותו בצורה ברורה ומכבדת, להסביר מה אנחנו מצפים לראות אחרת ולתת דוגמאות מהיומיום.
במקום לומר:
"אתה לא מספיק אחראי"
אפשר לומר:
"שמתי לב שבחודש האחרון כמה משימות לא הושלמו בזמן. חשוב לי שנחשוב יחד מה יעזור לך לעמוד בלוחות הזמנים שסיכמנו."
כך העובד מבין מה נדרש ממנו, ובמקביל השיחה משאירה מקום להקשבה, להבנת הקושי ולחשיבה משותפת על הדרך קדימה.
ניהול קשוב לא אומר להימנע משיחות מורכבות. הוא מאפשר לנו לנהל אותן בבהירות, בכבוד ובהקשבה.
6. נותנים מקום לצרכים של העובד או העובדת
שיחת משוב היא שיחה דו-כיוונית.
לצד המשוב שאנחנו נותנים, זו הזדמנות חשובה עבורנו כמנהלים להקשיב וללמוד מה העובד או העובדת צריכים מאיתנו כדי להצליח בתפקיד.
אפשר לשאול:
מה חשוב לך לקבל ממני כמנהל או כמנהלת?
איזו דרך תקשורת עוזרת לך לעבוד בצורה הטובה ביותר?
מה נותן לך תחושת ביטחון ובהירות בעבודה?
מה יכול לעזור לך להביא יותר מהיכולות שלך לידי ביטוי?
האם יש משהו שהיית רוצה שאעשה אחרת כמנהל או כמנהלת?
השאלות האלה מאפשרות לנו להכיר טוב יותר את האדם שמולנו ולהבין איך נכון לתקשר איתו, מה חשוב לו ומה הוא צריך מאיתנו כדי להצליח ולהרגיש משמעותי ושייך.
והן עושות עוד דבר חשוב: הן נותנות גם למנהל או למנהלת הזדמנות ללמוד.
כי ניהול קשוב הוא גם היכולת לתת משוב וגם הנכונות לקבל אותו.
7. מסיימים עם מבט קדימה
שיחת משוב טובה לא מסתיימת במה שהיה.
כדאי לסכם יחד מה רוצים לשמר, מה טעון שיפור ומה הצעד הבא.
אפשר להגדיר מטרה או פעולה להמשך ולחזור אליה בשיחה הבאה.
כך המשוב הופך מאירוע חד-פעמי לחלק משיח ניהולי מתמשך שמאפשר למידה, התאמה והתקדמות.
ומה הקשר בין משוב לתחושת שייכות?
אנשים רוצים לדעת שהעבודה שלהם משמעותית.
הם רוצים להבין מה מצופה מהם, לקבל הכרה על התרומה שלהם, לדעת שרואים את היכולות שלהם ולהרגיש שיש להם מקום להשפיע ולהתפתח.
למנהלים ולמנהלות יש השפעה משמעותית על התחושה הזאת.
שיחת משוב שמתקיימת מתוך הקשבה, בהירות וכבוד היא הזדמנות להעביר לעובד או לעובדת מסר:
אני רואה אתכם. התרומה שלכם חשובה. חשוב לי לשמוע אתכם.
בעיניי, זה חלק מהמהות של ניהול קשוב.
ניהול שמחבר בין הקשבה לבהירות, בין עוצמות להתפתחות ובין הצרכים של האנשים לבין המטרות של הארגון.
כי בסופו של דבר, משוב טוב לא עוסק רק במה שעשינו עד היום.
הוא עוזר לנו להבין איך נרצה לעבוד יחד מכאן.
תגובות